Informativa privacy della piattaforma

1. Titolare del trattamento

AG Service di Andrea Gualdi — via Somalia 13, 41122 Modena (MO) P.IVA 03942840368 · REA MO-430307 · PEC gualdi.andrea@pec.it · email supporto@ublik.it

Non è stato nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), non ricorrendone i presupposti di legge (art. 37 GDPR).

2. Due ruoli distinti: leggi prima questo

Ublik tratta dati personali in due qualità diverse, e da questo dipende chi risponde di cosa.

a) Come titolare. Per i dati necessari a farti usare il servizio e a gestire il rapporto commerciale: il tuo account, l'abbonamento, la fatturazione verso di te, l'assistenza, la sicurezza della piattaforma, e — per i professionisti — l'iscrizione alla Rete dei tecnici. Di questi trattamenti risponde AG Service, e questa informativa li descrive.

b) Come responsabile del trattamento (art. 28 GDPR). Per i dati che l'azienda cliente inserisce nel proprio spazio: i suoi clienti, i suoi collaboratori, i suoi fornitori, i suoi documenti. Di quei dati il titolare è l'azienda cliente, che ne decide finalità e mezzi; noi li trattiamo solo su sua istruzione, secondo l'Accordo sul trattamento dei dati (DPA) allegato ai Termini. Se sei un collaboratore o un cliente di un'azienda che usa Ublik, per l'esercizio dei tuoi diritti devi rivolgerti a quell'azienda.

3. Quali dati trattiamo come titolare

Dati dell'account: nome, cognome, indirizzo email, password (conservata solo come hash, mai in chiaro), telefono se lo indichi, eventuale immagine del profilo, lingua e preferenze.

Dati di accesso e sicurezza: data e ora degli accessi, indirizzo IP, dispositivo e browser, sessioni attive, tentativi di accesso falliti, dati del secondo fattore di autenticazione e delle chiavi di accesso (passkey) se attivate.

Dati dell'azienda e dell'abbonamento: ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, sede, codice destinatario o PEC, piano scelto, storico dei cambi di piano, data di rinnovo, esiti dei pagamenti (importo, data, esito, ultime quattro cifre della carta — mai il numero completo, che non transita da noi), fatture emesse verso di te.

Dati d'uso del servizio: registro delle attività svolte nel prodotto (chi ha fatto cosa e quando), errori tecnici, conteggi aggregati sull'utilizzo delle funzioni, dati necessari a far rispettare i limiti del piano.

Comunicazioni: le richieste che ci invii via email o dagli strumenti di segnalazione del prodotto, e le nostre risposte; eventuali note interne di natura commerciale o organizzativa relative all'azienda cliente.

Alla registrazione: l'eventuale indicazione facoltativa di come sei venuto a conoscenza di Ublik.

Per i professionisti iscritti alla Rete dei tecnici: vedi l'informativa dedicata (documento 6).

Da dove provengono i dati (art. 14 GDPR). La maggior parte dei dati la fornisci tu. Alcuni dati non li riceviamo da te: se sei stato invitato in un'azienda, nome, cognome, email e ruolo ci vengono comunicati dal titolare dell'azienda che ti ha invitato, che è tenuto a informarti; i dati di accesso e di sicurezza sono generati dai nostri sistemi; gli esiti dei pagamenti ci vengono comunicati da Stripe. Ricevi questa informativa al primo accesso.

4. Perché li trattiamo e su quale base

Non svolgiamo processi decisionali automatizzati né profilazione che producano effetti giuridici sulle persone. Non fondiamo alcun trattamento sul consenso, salvo quanto indicato nell'informativa della Rete dei tecnici per il profilo pubblico.

5. Chi tratta i dati per noi

Ci avvaliamo di fornitori che agiscono come responsabili del trattamento, nominati ai sensi dell'art. 28 GDPR:

Stripe agisce come responsabile per la gestione dei pagamenti per nostro conto e come titolare autonomo per i propri obblighi in materia di antifrode, antiriciclaggio e sicurezza dei pagamenti, secondo la propria informativa (stripe.com/privacy).

Ai fornitori situati fuori dallo Spazio economico europeo i dati sono trasferiti sulla base delle Clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea (decisione 2021/914), della decisione di adeguatezza per il Data Privacy Framework UE-USA ove il fornitore vi aderisca, e delle garanzie supplementari applicabili.

Nota sul suggerimento degli indirizzi: quando digiti un indirizzo nel prodotto, il testo digitato e il tuo indirizzo IP sono inviati al servizio pubblico Photon di komoot per ottenere i suggerimenti. Il servizio è gratuito e utilizzato senza contratto specifico. Puoi sempre scrivere l'indirizzo a mano senza usare i suggerimenti.

I dati possono essere comunicati ad autorità pubbliche quando la legge lo impone. I dati non sono diffusi né ceduti a terzi per finalità commerciali.

6. Per quanto tempo li conserviamo

In caso di contenzioso i dati necessari alla difesa sono conservati fino alla definizione della controversia.

7. Accesso di assistenza da parte nostra

Per diagnosticare un problema possiamo accedere allo spazio di un'azienda cliente in sola lettura; ogni ingresso è registrato con data e amministratore e l'azienda può chiederne l'estratto. Un intervento in scrittura sui dati avviene solo su richiesta scritta dell'azienda ed è registrato. Non accediamo mai per finalità diverse dall'assistenza, dalla sicurezza e dalla manutenzione del servizio.

8. Strumenti di diagnosi automatici

Utilizziamo strumenti automatici — anche basati su intelligenza artificiale — per individuare malfunzionamenti e anomalie della piattaforma. Tali strumenti operano esclusivamente su registri tecnici, metadati, conteggi e messaggi di errore, e non accedono ai contenuti dei database delle aziende clienti. Questo vincolo è riportato anche nel DPA.

9. I tuoi diritti

Puoi in ogni momento chiedere: accesso ai tuoi dati, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità in formato leggibile da un dispositivo automatico, e opposizione ai trattamenti fondati sul legittimo interesse, in particolare alle comunicazioni commerciali.

Scrivi a supporto@ublik.it o alla PEC indicata al punto 1. Rispondiamo entro un mese, prorogabile di due mesi in casi complessi.

Molti di questi diritti li eserciti direttamente dal prodotto: puoi modificare i tuoi dati dal profilo, esportare i dati dell'azienda in ogni momento, e chiedere l'esportazione completa in formato aperto.

Se ritieni che il trattamento violi la normativa puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o adire l'autorità giudiziaria.

10. Sicurezza

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, tra cui: cifratura delle comunicazioni (HTTPS), conservazione delle password tramite funzioni di hash robuste, autenticazione a due fattori e chiavi di accesso, separazione dei dati di ogni azienda in database distinti, controllo dei permessi lato server, limitazione dei tentativi di accesso, registro delle attività, copie di sicurezza periodiche e verifiche di sicurezza periodiche sul codice.

Nessun sistema è totalmente sicuro: in caso di violazione dei dati personali che comporti un rischio per i diritti e le libertà degli interessati, la notifichiamo al Garante entro 72 ore dalla conoscenza (art. 33 GDPR) e, quando il rischio è elevato, ne diamo comunicazione agli interessati senza ingiustificato ritardo (art. 34 GDPR).

11. Conferimento dei dati

Il conferimento dei dati indicati come necessari alla registrazione e all'esecuzione del contratto è obbligatorio: senza di essi non è possibile erogare il servizio. Il conferimento degli altri dati è facoltativo.

12. Modifiche

Questa informativa può essere aggiornata. Le modifiche sostanziali vengono comunicate per email o tramite avviso nel prodotto. La versione vigente, con la data dell'ultimo aggiornamento, è sempre pubblicata su ublik.it; le versioni precedenti restano consultabili su richiesta.